Giunta approva il regolamento per la protezione dei dati personali per l’intermediazione dell’attività di front office del Comune di Bari

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Le edicole potranno erogare certificati anagrafici

BARI – Dopo aver ottenuto il parere dei cinque Municipi, la giunta comunale ha approvato questa mattina, su proposta dell’assessore ai Servizi demografici Eugenio Di Sciascio, il regolamento per la protezione dei dati personali per l’intermediazione dell’attività di front office del Comune di Bari, da sottoporre al vaglio del Consiglio Comunale per l’approvazione definitiva.

Si tratta di un atto che ha l’obiettivo di regolamentare l’attività di intermediazione delle edicole che potranno erogare certificati anagrafici per conto del Comune di Bari, con le specifiche giuridiche ai sensi e per gli effetti dell’art. 6 GDPR, tali da legittimare l’accesso e il trattamento dei dati da parte degli edicolanti.

Da tempo ormai il Comune di Bari, impegnato nei processi di digitalizzazione e di dematerializzazione in un’ottica orientata al miglioramento del rapporto tra i cittadini e la pubblica amministrazione, ha avviato una partnership con le associazioni di categoria dei giornalai per l’abilitazione delle edicole del territorio al rilascio di certificati anagrafici, presso i locali dei propri esercizi commerciali, con la duplice finalità di costituire una rete capillare di punti autorizzati dove il cittadino può svolgere velocemente alcune operazioni, senza doversi recare di persona agli sportelli comunali, e di incrementare la gamma di servizi offerti dagli edicolanti ai propri clienti.

Già nel 2019 il Comune di Bari ha aderito al protocollo di intesa sottoscritto tra ANCI e FIEG in data 2 ottobre 2017, nella parte in cui promuove le iniziative di riqualificazione delle funzioni delle edicole “…rendendole un centro servizi al cittadino consentendone la funzione di servizi anagrafici decentrati per il rilascio di certificati comunali”.

Successivamente la ripartizione Servizi demografici, elettorali e statistici ha approvato lo schema di convenzione da stipularsi tra il Comune di Bari e le associazioni di categoria per la definizione degli aspetti relativi alle modalità di erogazione del servizio in argomento.

Questo regolamento, pertanto, disciplina, nel rispetto della vigente normativa comunitaria e nazionale, le regole di dettaglio inerenti la protezione dei dati personali delle persone fisiche, con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali trattati da soggetti esterni per conto del Comune di Bari quale titolare del trattamento e per l’esecuzione delle attività di front-office.

Nel documento vengono sanciti i rispettivi compiti e le funzioni dei soggetti che partecipano all’attività di intermediazione e dei servizi che sarà possibile richiedere da parte dei cittadini. In particolare i soggetti autorizzati ad erogare il servizio si impegnano al rispetto della vigente normativa nazionale ed europea sulla protezione dei dati personali, dovranno agire tenendo conto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati (cittadini, delegati o terzi) nel rispetto dei principi stabiliti dal Regolamento UE 2016/679 (d’ora in poi RGPD) e dal D.Lgs. 196/2003 (d’ora in poi Codice privacy) con riferimento a quanto previsto dall’art. 5 del RGPD in termini di liceità, correttezza e trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e disponibilità.

I soggetti che si candidano a diventare intermediari devono pertanto possedere le seguenti caratteristiche: avere una sede operativa nel Comune di Bari; assicurare l’apertura al pubblico per almeno otto ore nell’arco della giornata solare; eseguire l’attività di front-office per l’intera durata dell’apertura al pubblico; essere in possesso di credenziali SPID. Prima di svolgere l’attività gli intermediari dovranno sottoscrivere un apposito disciplinare con il Comune nell’ambito di un precedente protocollo di intesa/accordo sottoscritto dall’ente esponenziale alla quale aderiscono.

Il cittadino, dal canto suo, se sceglie di avvalersi del servizio dell’intermediario, deve compilare la richiesta su apposita modulistica, completa dell’informativa sul trattamento dei dati personali conforme agli articoli 13 e 14 del RGPD, predisposta dal Comune. Il set minimo di dati personali, del cittadino o dell’eventuale delegato, richiesti dalla modulistica è composto da cognome, nome, codice fiscale, numero documento d’identificazione, ente che ha rilasciato il documento d’identificazione con relativa data di scadenza.

Eventuali ulteriori dati personali potranno essere richiesti dalla modulistica per rendere effettiva l’esecuzione dell’attività di front-office, nel rispetto dei principi previsti dall’articolo 5 del RGPD. La modulistica per la richiesta sarà approvata con determinazione dirigenziale del direttore di ripartizione competente rispetto all’attività da espletare e successivamente pubblicata sul sito internet del Comune, oltre che resa disponibile agli intermediari interessati.

L’intermediario sarà poi chiamato a inserire i dati forniti dal cittadino, funzionali alla richiesta, all’interno della piattaforma tramite le credenziali SPID di cui è in possesso e a consegnare al cittadino, o al delegato, la ricevuta riferita al completamento dell’inserimento della richiesta all’interno della piattaforma. Per motivi di sicurezza, qualora la richiesta abbia come esito la produzione di documentazione, l’intermediario la produce in stampa solo al momento della consegna al cittadino o al delegato.

Siamo giunti quasi al termine di un percorso che il Comune di Bari ha avviato da diversi anni e che ha avuto bisogno di numerosi approfondimenti sia tecnici sia giuridici, come dimostra l’approvazione di questo regolamento – spiega l’assessore Di Sciascio –. Quella che intendiamo concretizzare sarà una vera e propria rivoluzione nel rapporto tra cittadini e pubblica amministrazione con l’obiettivo di facilitare e moltiplicare i punti di accesso ai servizi comunali in tutta la città. Vogliamo rendere più efficienti le risposte ai cittadini rispetto ad istanze per la richiesta di certificazioni, attestazioni o comunque per documenti il cui rilascio si basa su elementi in possesso del Comune di Bari, con un’ulteriore agevolazione all’accesso alle attività di front-office del Comune di Bari per i cittadini vulnerabili, tra cui anziani, persone con disabilità e tutti quei cittadini che non hanno la possibilità di utilizzare i servizi telematici offerti dal Comune di Bari. In quest’ultimo anno abbiamo dovuto far fronte a numerose difficoltà circa l’organizzazione del lavoro degli uffici dei servizi demografici, complici le continue novità dei servizi erogati e un costante aggiornamento del personale dipendente che contestualmente, a causa della carenza di organico, ha dovuto comunque continuare a erogare il servizio. In questo modo riduciamo l’accesso dei cittadini agli uffici, evitando lo spiacevole fenomeno delle code e dei disagi, miglioriamo la qualità del lavoro del personale dipendente e offriamo una possibilità concreta di riattivazione di un attività economica, quale è l’edicola, che per le città rappresenta un presidio per l’accesso all’informazione e alla cultura. Il prossimo passo sarà l’approvazione in Consiglio comunale e la stipula delle singole convenzioni. Già nelle prossime settimane convocheremo le associazioni di categoria per raccogliere le adesioni al progetto“.